هر مناقصه‌ای ارزش شرکت کردن ندارد؛ چگونه قبل از ورود، یک فرصت را ارزیابی کنیم؟

بررسی اسناد، تهیه پیشنهاد فنی و مالی، دریافت ضمانت‌نامه، هماهنگی با واحد فنی و مالی و آماده‌سازی مدارک، همگی هزینه دارند. بنابراین ورود به هر مناقصه بدون یک ارزیابی اولیه می‌تواند باعث شود منابع شرکت روی فرصت‌هایی صرف شوند که از ابتدا تناسب مناسبی با ظرفیت کسب‌وکار نداشته‌اند.

در چنین شرایطی، تصمیم‌گیری برای شرکت کردن یا نکردن در یک مناقصه، به اندازه پیدا کردن خود مناقصه اهمیت پیدا می‌کند.

مسئله فقط پیدا کردن مناقصه نیست

فرض کنید یک شرکت پیمانکاری در طول یک هفته ده‌ها مناقصه مرتبط با حوزه فعالیت خود پیدا می‌کند. آیا منطقی است برای همه آن‌ها اسناد تهیه شود و تیم فنی و مالی وارد فرآیند بررسی شود؟

پاسخ معمولاً منفی است. ظرفیت هر شرکت محدود است و باید مشخص شود کدام فرصت‌ها با توان فنی، مالی، اجرایی و استراتژی آن شرکت تناسب بیشتری دارند.

به همین دلیل، شرکت‌های حرفه‌ای معمولاً بین دو مرحله تفاوت قائل می‌شوند: شناسایی فرصت و ارزیابی فرصت.

در مرحله اول باید مناقصات مرتبط را پیدا کرد. در مرحله دوم باید مشخص کرد که آیا ورود به هرکدام از آن‌ها منطقی است یا خیر.

Bid / No-Bid چیست؟

در مدیریت مناقصات، یکی از مفاهیم مهم Bid / No-Bid است. منظور از آن یک تصمیم ساختاریافته برای تعیین این موضوع است که شرکت برای یک فرصت مشخص پیشنهاد ارائه کند یا از آن صرف‌نظر کند.

این تصمیم الزاماً به معنای پیش‌بینی برنده شدن نیست. هدف آن این است که قبل از اختصاص منابع قابل توجه، مشخص شود آیا یک فرصت با شرایط شرکت سازگار است یا خیر.

۱. آیا پروژه با تخصص شرکت مطابقت دارد؟

اولین سؤال ساده اما مهم این است که موضوع پروژه واقعاً در حوزه تخصصی شرکت قرار دارد یا فقط به دلیل شباهت چند کلمه در عنوان، در نتایج جستجو دیده شده است.

شرکتی که در یک حوزه تخصصی فعالیت می‌کند، معمولاً باید فرصت‌هایی را در اولویت قرار دهد که با تجربه، تجهیزات، نیروی انسانی و سوابق اجرایی آن همخوانی دارند. عنوان جذاب یک پروژه به‌تنهایی دلیل کافی برای ورود به آن نیست.

۲. آیا شرایط شرکت در مناقصه را داریم؟

قبل از صرف زمان برای تهیه پیشنهاد باید الزامات مناقصه بررسی شود. سابقه اجرایی، گواهینامه‌ها، صلاحیت‌های مورد نیاز، ظرفیت شرکت، مدارک ثبتی و سایر شرایط اعلام‌شده می‌توانند تعیین کنند که آیا شرکت اساساً امکان حضور مؤثر در فرآیند را دارد یا خیر.

اگر یکی از الزامات اصلی قابل تأمین نباشد، ادامه دادن فرآیند می‌تواند صرفاً باعث اتلاف منابع شود.

۳. کارفرما و شرایط پروژه را بررسی کنید

مبلغ قرارداد تنها شاخص ارزش یک پروژه نیست. نوع کارفرما، محل اجرای پروژه، شرایط قرارداد، زمان‌بندی، نحوه پرداخت و تعهدات طرفین نیز باید در ارزیابی اولیه در نظر گرفته شوند.

برای مثال، پروژه‌ای با مبلغ بالاتر ممکن است به دلیل شرایط پرداخت، نیاز به سرمایه در گردش بیشتر یا الزامات اجرایی پیچیده، برای یک شرکت مناسب نباشد.

۴. زمان باقی‌مانده چقدر است؟

زمان یکی از منابع محدود در فرآیند مناقصه است. اگر مهلت باقی‌مانده برای بررسی اسناد، تهیه پیشنهاد فنی و مالی، دریافت ضمانت‌نامه و تکمیل مدارک کافی نباشد، حتی یک پروژه کاملاً مرتبط نیز ممکن است گزینه مناسبی برای ورود نباشد.

بنابراین بهتر است فقط تاریخ پایان مهلت را نبینیم؛ بلکه بپرسیم: آیا تیم ما واقعاً زمان کافی برای آماده‌سازی یک پیشنهاد قابل قبول دارد؟

یک چک‌لیست ساده قبل از تصمیم‌گیری

برای جلوگیری از تصمیم‌های احساسی، می‌توان یک چک‌لیست کوتاه برای غربال اولیه هر فرصت ایجاد کرد:

چرا دسترسی سریع به اطلاعات هنوز مهم است؟

ممکن است تصور شود وقتی قرار است یک مناقصه قبل از ورود ارزیابی شود، سرعت پیدا کردن آن اهمیت کمتری دارد. در واقع برعکس است.

هرچه یک فرصت زودتر شناسایی شود، زمان بیشتری برای ارزیابی آن در اختیار تیم قرار می‌گیرد. شرکت می‌تواند قبل از نزدیک شدن به مهلت نهایی، شرایط پروژه را بررسی کند، با واحدهای فنی و مالی هماهنگ شود و در صورت مناسب بودن، فرآیند تهیه پیشنهاد را آغاز کند.

به همین دلیل، نبض پیمان می‌تواند در مرحله شناسایی و غربال اولیه فرصت‌ها مورد استفاده قرار گیرد؛ جایی که دسترسی متمرکز به اطلاعات مناقصات و امکان جستجو و فیلتر کردن آن‌ها می‌تواند زمان صرف‌شده برای پیدا کردن فرصت‌های مرتبط را کاهش دهد.

هدف، شرکت در مناقصات بیشتر نیست

یکی از شاخص‌های اشتباه در مدیریت واحد مناقصات این است که تعداد پیشنهادهای ارسال‌شده را به‌تنهایی معیار عملکرد قرار دهیم.

هدف واقعی باید پیدا کردن فرصت‌های مناسب و اختصاص منابع به آن‌ها باشد. ممکن است یک شرکت در تعداد کمتری از مناقصات شرکت کند، اما به دلیل انتخاب دقیق‌تر، منابع فنی و مالی خود را روی پروژه‌هایی متمرکز کند که تناسب بیشتری با توانمندی‌هایش دارند.

در این نگاه، فرآیند مناقصه از یک فعالیت صرفاً واکنشی به یک فرآیند تصمیم‌گیری تبدیل می‌شود: ابتدا فرصت شناسایی می‌شود، سپس غربال می‌شود و در نهایت درباره ورود یا عدم ورود تصمیم گرفته می‌شود.

نبض پیمان در کجای این فرآیند قرار می‌گیرد؟

ابزارهای جستجو و پایش مناقصات قرار نیست جایگزین بررسی تخصصی اسناد یا تصمیم نهایی شرکت شوند. ارزش آن‌ها در مرحله‌ای است که باید حجم زیادی از اطلاعات اولیه بررسی و فرصت‌های مرتبط از میان آن‌ها شناسایی شوند.

در نبض پیمان می‌توان اطلاعات مناقصات و مزایدات را به‌صورت متمرکز جستجو و بررسی کرد تا تیم‌های پیمانکاری و واحدهای بازرگانی بتوانند سریع‌تر به مرحله ارزیابی برسند.

در نهایت، تصمیم نهایی درباره شرکت در یک مناقصه باید بر اساس بررسی اسناد، توانمندی واقعی شرکت، شرایط قرارداد و تحلیل اقتصادی پروژه انجام شود. یک سامانه جستجو می‌تواند مسیر رسیدن به این تصمیم را کوتاه‌تر کند، اما جایگزین بررسی تخصصی و تصمیم‌گیری مدیریتی نیست.

جمع‌بندی

در بازار مناقصات، پیدا کردن فرصت اولین قدم است؛ انتخاب فرصت مناسب قدم مهم‌تر است. هر آگهی جدید الزاماً به معنای یک پروژه مناسب برای شرکت نیست و قبل از اختصاص زمان و منابع باید معیارهایی مانند تخصص، صلاحیت، زمان، منابع، شرایط قرارداد و صرفه اقتصادی بررسی شوند.

شرکت‌هایی که برای این فرآیند یک چارچوب مشخص دارند، می‌توانند به‌جای واکنش نشان دادن به هر آگهی، منابع خود را روی فرصت‌هایی متمرکز کنند که با ظرفیت و اهداف کسب‌وکارشان تناسب بیشتری دارند.

برای شروع این فرآیند، دسترسی سریع و متمرکز به اطلاعات اهمیت زیادی دارد. نبض پیمان با تمرکز بر جستجو و پایش مناقصات و مزایدات، می‌تواند بخشی از مسیر شناسایی و غربال اولیه فرصت‌ها را ساده‌تر کند.